Fachbeitrag 2: "Warum Einkaufsabteilungen in Unternehmen nach wie vor zu langsam digitalisiert werden"

 

Mit dem fortwährenden Einsatz innovativer Technologien wird in den Unternehmen ein Fortschritt angestoßen, der vielen aus den Medien als „Digitalisierung“ bekannt sein dürfte; die Digitalisierung ist dabei nicht nur das „Digitalisieren“ einzelner Abläufe und Prozesse in Unternehmen, nein; vielmehr handelt es sich dabei um eine Bewegung in der (Wirtschafts-)welt die in den nächsten Jahren und Jahrzehnten möglicherweise epochale Ausmaße erreichen könnte. Gesprochen wird – in einem Atemzug mit der „Digitalisierung“ - dabei von der stattfindenden vierten „industriellen Revolution“, die unser aller Zusammenleben und Zusammenarbeiten nachhaltig und tiefgreifend verändern könnte.

 

Was wird sich in den Unternehmen alles verändern?

Die Herstellungsprozesse werden digitalisiert und somit effizienter; gleiches gilt für die Kommunikations- und Transportwege der Unternehmen; ebenso lassen sich bereits Entwicklungen ersehen, dass in den nächsten Jahren zunehmend Bezahlvorgänge digitalisiert werden könnten. Unternehmen könnten in den nächsten Jahren Veränderungen in allen Unternehmensbereichen und -funktionen unterliegen; vom Einkauf bis zur Produktion und dem Marketing – die Digitalisierung wird den Unternehmen innovative Möglichkeiten zur Aufgabenbewältigung an die Hand geben, aber auch Herausforderungen und Risiken mit sich bringen.

 

Digitalisierung bewirkt effizientere Kommunikationswege

 

Was besonders hinsichtlich des Einkaufs von großer Bedeutung ist, ist die Auswirkung der Digitalisierung auf die Kommunikationswege; denn der Einkauf kommuniziert sowohl mit internen als auch externen Partnern. Der Einkauf erfüllt in den meisten Unternehmen eine zentrale und wichtige Rolle im Wertschöpfungsprozess. Dass sich im Zuge der Digitalisierung nun viel in den Einkaufsabteilungen verändern wird, wirkt sich deshalb weitgreifend auf das Unternehmen als Ganzes aus.

Welche Chancen bietet die Digitalisierung des Einkaufs den Unternehmen?

 

Allen voran: Experten erwarten insbesondere, dass die strategische Bedeutung der

Einkaufsabteilungen in den Unternehmen – in den nächsten Jahren – erheblich zunehmen wird.

 

Welche Veränderungen werden sich noch im Zuge der Digitalisierung bei den Einkaufsabteilungen ergeben?

 

Etwas das vielen Mitarbeitern in den Einkaufsabteilungen nicht gefallen wird, aber voraussichtlich eintreffen wird, ist der Umstand, dass die Mitarbeiterzahl leider sinken wird.

 

Welche Barrieren bestehen, die eine Digitalisierung von Einkaufsabteilungen in Unternehmen verlangsamen?

 

1. Die Flut an Daten und Informationen muss erst einmal bewältigt werden:

 

Eine Schwierigkeit, der sich Unternehmen in den nächsten Jahren stellen müssen, ist die Bewältigung der schier unglaublich großen Datenmengen: Wie verwalten wir die großen Datenmengen? Wie sieht es aus, hinsichtlich des Datenschutzes? Digitalisierung von Prozessen und Abläufen bewirkt eben auch eine Ansammlung von vielen Daten und Informationen, die erst einmal adäquat bearbeitet und verwaltet werden müssen. Handfeste Konflikte in der Praxis können sich ergeben, wenn die Mitarbeiter eines Unternehmens, die mit der Bearbeitung und Verwaltung der großen Daten- u. Informationsmengen betreut werden, schlicht nicht ausreichend qualifiziert dafür sind.

 

Sicherlich könnte man jetzt hier herausstellen (mit Blick auf den Arbeitsmarkt): Oh wunderbar, es entstehen damit ganze neue Berufsfelder! (Also mit der neu geschaffen Daten- u. Informationswelt, die erst einmal von Unternehmen gebändigt werden muss), beispielsweise im Bereich Datenschutz. Nur leider hat diese Denkweise einen großen Haken: wenn im gleichen Atemzug vorher viele Arbeitsstellen wegrationalisiert wurden, aufgrund der Digitalisierung vieler Prozesse, verlieren erst einmal viele Arbeitnehmer ihren Job. Unterm Strich kann sich damit im Zuge der Digitalisierung durchaus eine negative Tendenz auf dem Arbeitsmarkt entstehen.

 

2. Die IT-Systeme der Unternehmen müssen erst einmal angepasst werden:

 

Es müssen ganze IT-Systeme in den Unternehmen an die großen Datenmengen angepasst werden: das kann sehr teuer und aufwendig werden. Sich als ein Unternehmen dafür zu entscheiden, bei den veralteten IT-Systemen zu bleiben, kann jedoch erhebliche Risiken mit sich bringen. Es ist aber verständlich, wenn hohe Ausgaben bzw. Investitionskosten potenziell vermieden werden sollen. Nun, worin liegen jedoch die Risiken, wenn man die veralteten IT-Systeme an die übermäßig großen Datenmengen heranlässt? Im Wesentlichen werden potenzielle Ausfälle der Systeme und eventuell auftretende Fehler in der Datenverarbeitung befürchtet. Dass diese Fälle – wenn sie denn eintreten – sehr kostspielig sein können und einen erheblichen (Bearbeitungs-)aufwand für die IT-Abteilungen darstellen, ist selbstredend.

Und „Big Data“ ist zwar in aller Munde – doch sind die Technologien im Rahmen dessen noch zu wenig ausgereift; daher können Unternehmen bis dato oftmals noch nicht vollends auf diese Unterstützung zugreifen. Die fehlende Bereitschaft zur Investition in neue IT-Systeme kann die Digitalisierung ganzer Einkaufsabteilungen erheblich ausbremsen; gleich gilt natürlich, wenn einfach überhaupt kein Geld da ist für eine Investition.

 

2.1 Und warum sträuben sich manche Unternehmen davor, völlig neue IT-Systeme im Betrieb einzuführen?

 

Allen voran müssen „neue“ IT-Systeme erst einmal das Vertrauen der Verantwortlichen gewinnen! Wenn sich das alte System sehr gut bewährt hat, ist sicherlich die Hemmschwelle groß, es auszutauschen bzw. zu ersetzen. Ein neu eingeführtes IT-System müsste sich erst einmal bewähren: Was, wenn es doch nicht das verspricht, was es hält – wenn es nur Probleme bereitet? Eine Weitere Frage, die bei einer Neuanschaffung aufgeworfen wird: Wird das neue IT-System (für die Datenverarbeitung) denn überhaupt so richtig kompatibel sein mit all unseren übrigen Systemen bzw. der übrigen Hardware in den Unternehmen? Zusätzlich, werden einige Verantwortliche in den Unternehmen sicherlich auch abgeschreckt von der großen Anzahl an Angeboten; ständig kommen auf dem IT-Markt neue Technologien und Systeme hinzu: Was ist nur das Richtige? Um hier die richtige Entscheidung zu treffen, bedarf es viel Rechercheaufwand; die Angst ist selbstverständlich gegeben, sich für das falsche IT-System zu entscheiden.

 

2.2 Adäquate Vernetzung wird zukünftig zwingend notwendig sein

 

Unternehmen benötigen zudem Technologien, die eine Verknüpfung der IT-Infrastruktur zwischen den Abteilungen ermöglichen. Wenn alles digitalisiert ist in den verschiedenen Abteilungen – müssen diese selbstverständlich untereinander miteinander vernetzt sein und effizient miteinander kommunizieren können – bzw. potenziell gegenseitig auf die Daten des jeweilig Anderen zugreifen können; nur ein effizienter Datenaustausch zwischen den Abteilungen wird zukünftig ein effizientes Arbeiten ermöglichen.

 

3. Die Mitarbeiter der Einkaufsabteilungen selbst können der Digitalisierung von Abläufen und Prozessen im Wege stehen:

 

Welche Barriere können die Einkaufsmitarbeiter selbst also bei der Digitalisierung der Abteilung darstellen? Soll eine Einkaufsabteilung digitalisiert werden, so müssen dabei ihre Mitarbeiter erst einmal mitziehen. Mit der Digitalisierung entstehen viele Veränderungen in der Einkaufsabteilung – es stellt sich für die Verantwortlichen daher die Frage: Sind die Einkaufsmitarbeiter damit einverstanden? Sehen diese bestenfalls für sich selbst Vorteile in der Entwicklung, oder wollen sie die voranschreitende Digitalisierung womöglich sogar verzögern, da sie um ihren eigenen Arbeitsplatz fürchten?

 

3.1 Für die effiziente Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen wird die Schaffung einer extra Leitkultur notwendig

 

Es wird die Schaffung einer besonderen Kultur notwendig; Mitarbeiter müssen auf die Vorteile der Digitalisierung ihrer Abteilung eingestimmt werden. Nur so können sie mit vollem Engagement daran arbeiten, die Realisierungen auch tatsächlich umzusetzen bzw. mitzutragen. Da aber nicht jeder Mitarbeiter mit den Veränderungen einverstanden wird, kann dies definitiv als „Brennherd“ angesehen werden, der (zumindest) ein gewisses Konfliktpotenzial in sich birgt. Vor allem stellt sich zunächst folgende Kernfrage, wenn eine Einkaufsabteilung digitalisiert werden soll.

 

3.2 Sind Ihre Mitarbeiter bereit, die Veränderungen mitzutragen und sich zusätzlich fortzubilden?

 

Warum ist die Fortbildung der Mitarbeiter so wichtig, in dieser Situation? Weil mit den Veränderungen der Digitalisierung neue Aufgabenfelder geschaffen werden, deren Bearbeitung eine schlicht höhere (oder zumindest veränderte) Qualifikation mit sich bringen kann. Besonders technischer Sachverstand (..im Umgang mit den IT-Anwendungen) kann gefragt sein; nicht jeder Einkaufsmitarbeiter ist aber von vornherein versiert im Umgang mit (modernen) IT-Anwendungen – deshalb kann es notwendig sein, den bzw. die Mitarbeiter fortzubilden. Ist ein Mitarbeiter nicht bereit sich fortzubilden, so besteht hier natürlich auch wiederum ein gewisses Konfliktpotenzial.

 

4. Digitalisierungsverantwortliche als Barriere

 

Sind die Unternehmen in Deutschland bereits „voll dabei“ ihre Einkaufsabteilungen zu „digitalisieren“? Wie ist die aktuelle Lage?

 

Verbreitet ist leider oftmals noch eher eine passive Haltung: Erst einmal abwarten und solange weiter machen wie bisher, ist die Devise; damit ist man (scheinbar) auf dem sicheren, etablierten Weg.

 

Treiber, die eine Digitalisierung von Einkaufsabteilungen in Unternehmen voranbringen würden, gibt es selten. Zumal kommt hinzu: Viele (Digitalisierungs-)Entscheider und -Verantwortliche haben oftmals ein relativ hohes Alter; dies ist keineswegs diskriminierend gemeint: Aber, wer selbst nicht so IT-versiert, nicht selbst Hand in Hand mit Computern und neuen Technologien aufgewachsen ist, hat selbstverständlich vorhandene Hemmungen sich den neuen (unbekannten) technologischen Ansätzen zu öffnen. Daneben können dem Unternehmen oder den potenziellen Verantwortlichen aber auch schlichtweg die personellen und monetären Ressourcen fehlen, um etwaige Digitalisierungsprozesse umzusetzen.

 

Wie kann es trotzdem gelingen, dass die Verantwortlichen in den Unternehmen keine eigene Digitalisierungs-“Barriere“ darstellen, sondern die Digitalisierung sogar fördern?

 

Ganz entscheidend: Auf möglichst hoher Entscheidungsebene sollten wichtige Impulse gesetzt werden; die „Vision 4.0“, bzw. die Vision von einem spezifischen „Einkauf 4.0“ kann in den nächsten Jahren einen (kleinen) Bestandteil in der eigenen Unternehmenskultur einnehmen.

 

Immerhin ist Digitalisierung und die Implementierung neuer innovativer Technologien (um Wettbewerbsvorteile auszunutzen) ein fortlaufender Prozess, der kontinuierliche (Management-)Pflege (mit-)bedarf.

 

Es ist notwendig, dass potenzielle „Digitalisierungs-“Verantwortliche den Pfad des „passiven Abwartens“ verlassen und stattdessen sich aktiv mit der Thematik „Industrie 4.0“ und „Einkauf 4.0“ auseinandersetzen. Klar: dies bedeutet einen erheblichen Zeitaufwand. Doch nur so wird „Schritt“ gehalten, mit einer Entwicklung, die das Unternehmen möglicherweise sowieso – früher oder später – einholen würde.

 

Möglicherweise sollte ein Engagement in die Digitalisierung der eigenen Einkaufsabteilung deshalb auch als ein potenzieller Wettbewerbsvorteil vom Management betrachtet werden: Wer mit zu den ersten zählt, die einen „Einkauf 4.0“ im eigenen Unternehmen etabliert haben, verschafft sich somit möglicherweise einen (indirekten) Vorsprung und Vorteil gegenüber der Konkurrenz. Digitalisierung bringt den Einkaufsabteilungen einige wettbewerbsrelevanten Vorzüge, z. B. die effizientere Kommunikation mit Lieferanten und Partnern.

 

Persönlichkeitsstruktur der Digitalisierungsverantwortlichen kann mitunter entscheidend sein

 

Vorteilhaft kann für Verantwortliche sein, wenn diese über eine bestimmte Persönlichkeitsstrukur verfügen. Wie ist das nun gemeint? Damit meine ich, dass besonders in dieser (Management-)Situation eine gewisse Risikofreude vorteilhaft ist. Die Digitalisierung von Abläufen, Prozessen oder gar ganzer Abteilungen „anzupacken“ kann immer auch stellenweise „Schief gehen“. Da können Reibereien und Konflikte auftreten! Vorteilhaft für die Führungspersönlichkeit ist es daher, wenn sie in dieser Lage über eine gewisse Risikofreude verfügt. Wenn wir schon von vorteilhaften Merkmalen sprechen, die die Persönlichkeitsstruktur der „Digitalisierungs-“Verantwortlichen aufweisen sollte, dann sollte selbstverständlich ebenso die prinzipielle Offenheit gegenüber neuen IT-Anwendungen und Technologien nicht unerwähnt bleiben.

 

Vorteilhaft kann es zudem sein, wenn es der Managementebene gelingt, der Belegschaft klar zu machen, welche unumstößlichen Vorteile eine Digitalisierung von Prozessen und Abläufen mit sich bringen würde; für eine erfolgreiche Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen ist es wichtig, die Akzeptanz der Belegschaft auf seiner Seite zu haben.

 

5. Nicht loslösen von alten Organisationsstrukturen, kann eine Barriere darstellen.

 

Eine festgefahrene Organisation und starre Prozesse können zudem die „Digitalisierung“ der eigenen Einkaufsabteilung erheblich verzögern bzw. erschweren; ebenfalls das Festhalten an einer altbewährten Ablauforganisation. Die Organisation in den Unternehmen muss neu erdacht werden; das bringen die Umwälzungen der Digitalisierung leider mit sich. Es ist dabei aber nicht effizient, lediglich einige Teilprozesse verschiedener Funktionsbereiche zu digitalisieren, sondern sollte wenn möglich, die Prozessstruktur des Unternehmens als Ganzes betrachten und versuchen von dieser allumfassenden Sichtweise aus die Digitalisierung der Unternehmensprozesse anzugehen.

 

Es muss also eine (möglichst flexible) Anpassung der Unternehmensorganisation und -prozesse an die neu eingeführten Technologien und IT-Systeme erfolgen, die die Digitalisierung so mit sich bringt.

 

Warum flexibel?

 

Weil Technologien kurzlebig sein können – und im nächsten Jahr eventuell bereits neue Errungenschaften von dem Unternehmen genutzt werden (müssen). Digitalisierung macht eine Anpassung von etablierten Geschäftsmodellen notwendig Eine weitere Herausforderung, die der digitale Wandel den Unternehmen bringt, liegt in der potenziellen Notwendigkeit, bisher altbewährte Geschäftsmodelle neu zu überdenken und an neue Technologien anpassen (zu müssen). Mit der Einführung neuer Technologien kann sich der Wettbewerb verändern und das eigene Geschäftsmodell muss möglicherweise überdacht und angepasst werden. Welche Veränderungen am eigenen Geschäftsmodell zukünftig eventuell notwendig wird, sollte nicht zu spät erkannt, sondern bestmöglich frühzeitig (und vorausschauend) ermittelt werden. Dass die Digitalisierung mit neuen Technologien – fachübergreifend - Veränderungen herbeiführt, erschwert dabei natürlich die Überarbeitung und Anpassung von Geschäftsmodellen.

 

 

Autor: Eric Funke